Hoe kan ik beter vergaderen met video?

We moeten met zijn allen wel, andere manieren van overleg vinden in tijden van thuiswerken. Video is de afgelopen week al door veel mensen ingezet, maar dat kan nog veel meer en, eerlijk is eerlijk, het kan ook veel beter. Daarom zetten we een aantal tips op een rij.

Zorg voor goed internet

Natuurlijk heb je de bandbreedte naar en van je huis niet in de hand, maar in je huis kun je ook veel doen. Ga op een plek zitten waar je wifi signaal sterk is. En nog beter: leg een ethernet-kabel aan tussen je modem en je computer. Weet je niet wat dat is? Zo snel gaat de tijd  Dat is zo’n kabel die je voor het wifi-tijdperk altijd nodig had om het internet op te gaan.

Ethernetkabel met een RJ45-aanlsuiting

Kies goede online software

Er zijn veel tools die je kunnen helpen, als je al een favoriet hebt blijf daar dan bij. Wij wijzen je hier op de software die wij goed en handig vinden en internationaal veel opduiken. Whereby is een aanrader voor kleine overleggen. Het is heel fijn omdat je er geen profiel voor nodig hebt, maar je bij een overleg kunt voegen als je de link hebt. Tot vier personen gratis, tot twaalf personen een tientje en daarboven duurder. Zoom is voor grotere groepen. Tot 100 deelnemers maximaal 40 minuten gratis, daarboven vanaf 13,99 per maand.

Let op je geluid

Zoals in een eerder bericht al gezegd: goed geluid is cruciaal. Prima als je daar een externe microfoon voor hebt, maar dat hoeft niet. Zorg dat je dicht op de microfoon van je computer zit of praat goed in je mobiel. Daarnaast: bedenk waar je gaat zitten. Het is fijn als het beeld en het licht daar goed zijn, maar luister naar de ruimte. Kies een plek waar zo min mogelijk galm is, want indirect geluid luistert niet fijn. Als er wel galm is, kijk wat je daar aan kunt doen. Leg bijvoorbeeld een handdoek onder je computer dat zorgt voor minder weerkaatsing van je stem. Nog een tip: “mute” jezelf, zet je geluid uit, als je niet aan het woord bent. Dat voorkomt een optelsom van achtergrondgeluid van alle deelnemers.

Werk met een koptelefoon 

Als je een koptelefoon of oortjes hebt, gebruik deze dan. Het geluid dat uit je luidspreker komt kan namelijk weer opgevangen worden door je microfoon, waardoor het gaat ‘rondzingen’. Dat is zo’n harde piep waar iedereen helemaal gek van wordt …. Dat voorkom je dus met oortjes of een speciale ‘headset’ zoals die te koop zijn bij de elektronicawinkels. Wij zijn fan van bijvoorbeeld deze headset. Kan via Bluetooth aangesloten worden op je mobiele telefoon of laptop en is voor ongeveer €150 te koop, als ie inmiddels niet uitverkocht is natuurlijk. Want dat geldt voor veel handige accessoires: zodra je ze echt nodig hebt zijn ze vaak uitverkocht. Leer dan ook in ieder geval van deze corona-crisis dat het goed is om voorbereid te zijn op een crisis. Dat is het hele punt van ons boek en deze website.

Organiseer je bijeenkomst

Net als bij gewoon overleg is het belangrijk dat je goed beslagen ten ijs komt. Dat begint met het bepalen wie de voorzitter is. Aan hem of haar de taak om het gesprek te leiden. Bepaal daarnaast een agenda. Stuur rond wat je wilt gaan bespreken en druk iedereen goede voorbereiding op het hart. Als het nodig is om een geschikt moment in ieders agenda te vinden, kun je werken je met Calendly, gratis agenda-software. Vat tot slot zoals na iedere bijeenkomst de besluiten samen en communiceer ze met iedereen die dat moet weten.

Spreek een video etiquette af

Maak een afspraak met elkaar hoe jullie je bijeenkomst organiseren en wat je wel of niet doet. Als de groep groter wordt is het risico van chaos en vaak door elkaar spreken groot. Zoom heeft daarvoor de functie ‘raise hand’ ingebouwd. Als je daarop klikt geef je aan dat je het woord wilt, de voorzitter kan je aan de beurt laten als het juiste moment daar is. En spreek in ieder geval af dat de hoofdmoot kort en bondig is, maar geef aan het einde ruimte voor ditjes en datjes. Op kantoor zijn die ook belangrijk.

Dit is een aflevering in de serie “Tips voor Video in tijden van Corona”. Deze serie verscheen eerder op de website Sportinnnovatie.studio